Как составить заявку оптовому поставщику: артикулы, объёмы и график, чтобы не ошибиться с закупом
Хорошая заявка оптовому поставщику экономит время обеим сторонам: меньше уточнений, меньше ошибок в отгрузке, быстрее приёмка. Для автомагазинов и СТО, которые работают с поставщиком по всему Казахстану, чёткая заявка — основа спокойного закупа. Ниже порядок, который подойдёт и для масел, и для автохимии.
Из чего состоит заявка
- Название и артикул каждой позиции — по каталогу или прайсу поставщика.
- Объём фасовки: литры, штуки в коробке.
- Количество — в штуках или коробках, как принято в прайсе.
- Город и способ получения, контакты получателя.
- Желаемая дата — как пожелание, не как обещание поставщика.
Откуда брать цифры
Опирайтесь на свои данные: остатки на складе, продажи за последние недели, плановые акции. Не заказывайте «как в прошлый раз», не посмотрев остаток. Для сезонных товаров добавьте запас на период, пока идёт следующая поставка.
Как не ошибиться с артикулом
Одинаковое название при разной вязкости, фасовке или бренде — частая причина ошибок. Копируйте артикул и фасовку из прайса, а не набирайте вручную. Если сомневаетесь в позиции, уточните у менеджера до отправки заявки.
График закупа
Удобно закупать по расписанию: ходовое — чаще и небольшими партиями, медленное — реже. Так деньги не «замораживаются» на складе. Подробнее о стартовом наборе — в статье о товарной матрице.
После отправки заявки
Попросите подтверждение: что принято, что в наличии, что нет, какие замены предлагаются. Замену на другую вязкость или бренд принимайте только осознанно. При получении сверьте товар с накладной и заявкой — порядок описан в статье о приёмке на склад.
Типичные ошибки в заявках
Чаще всего ошибаются в трёх местах. Первое — неполное название: «масло 5W-30» без бренда и фасовки. Второе — заявка присылается кусками в нескольких сообщениях, и часть позиций теряется. Третье — не сохраняется копия отправленной заявки, и при расхождении с накладной сложно понять, где ошибка. Отправляйте заявку одним сообщением или файлом, сохраняйте копию и отмечайте в ней, что получено. Для постоянных позиций удобно вести шаблон заявки и каждый раз менять в нём только количество. Так вы экономите время и снижаете риск перепутать артикулы.
Отдельно договоритесь с поставщиком о форме заявки: файл, таблица или сообщение в мессенджере. Если формат согласован один раз, дальше достаточно обновлять количества. Это особенно удобно, когда закупкой занимаются разные сотрудники: заявка выглядит одинаково и не зависит от того, кто её составил. Раз в квартал сверяйте шаблон с актуальным прайсом, чтобы в нём не оставались снятые позиции.
Чек-лист заявки
| Пункт | Проверка |
|---|---|
| Артикул и название | Скопированы из прайса |
| Фасовка | Указана литрами или штуками |
| Количество | Сверено с остатком и продажами |
| Получатель | Город, адрес, телефон |
| Подтверждение | Получено, замены согласованы |
Где купить оптом
Масла — в каталоге Автомасла, химия — в разделе Автохимия. Условия отправки — на странице Доставка.
Оптовый прайс и условия — WhatsApp +7 771 700 2883.
Читайте также: Поставщик масел для СТО по Казахстану; Масла для автопарка: канистры и бочки.
Қазақша қысқаша
Жеткізушіге өтінім нақты болуы керек: артикул, қаптама көлемі, саны, қала мен байланыс. Қалдық пен сатылым деректеріне сүеніңіз. Ауыстыруды саналы түрде қабылдаңыз. Көтерме баға мен шарттар — WhatsApp +7 771 700 2883.
Частые вопросы
Что обязательно указать в заявке?
Артикул, название, фасовку, количество, город и контакты получателя.
Можно ли принимать замену позиции?
Да, но только если согласованы вязкость, бренд и фасовка.
Как часто закупать?
Ходовое — чаще небольшими партиями, медленное — реже.